Microsoft Excel è stato uno strumento indispensabile per il controllo di gestione e il reporting per molti anni. Che si tratti di valutazioni, analisi o pianificazione, che si tratti della chiusura di fine mese, dei margini di contribuzione, dei confronti obiettivo/effettivo o della pianificazione della liquidità: giorno dopo giorno, chi controlla la gestione si affida a Excel per analizzare i dati estratti dal sistema ERP, dal software di contabilità, nonché da altre fonti di dati.

Tuttavia, per quanto numerosi siano i possibili usi del foglio di calcolo, purtroppo lo sono anche i limiti che Excel pone a chi controlla la gestione. Scopri in questo articolo cosa significa questo per il tuo lavoro e quali possibilità ti offre una moderna soluzione di business intelligence per andare oltre alla manutenzione manuale delle liste e delle tabelle.

Sfida 1: Dati aggiornati, modelli di dati trasparenti

Per fare il controllo di gestione, spesso si lavora con dati che vengono esportati dal programma di contabilità o dal sistema ERP in Excel. Il problema è che i dati esportati sono un'istantanea, fotografano un preciso momento nel tempo e non si aggiornano automaticamente giorno per giorno. Di conseguenza, il controllo si basa su dati che diventano più obsoleti ogni giorno che passa.

I rischi presenti in questo metodo sono evidenti: le cifre statiche comportano il rischio di non riconoscere gli sviluppi dinamici. Per esempio, le cifre chiave rilevanti per la pianificazione della liquidità possono cambiare ogni giorno, se non ogni ora. Se la pianificazione venisse fatta solo alla fine di ogni mese, l'azienda potrebbe essere scivolata in una situazione negativa e non accorgersene nemmeno.

Questo non può accadere con la soluzione di business analytics Microsoft Power BI, perché i dati non sono solo importati, ma anche collegati tra loro. Questo significa che si lavora sempre con cifre aggiornate e questo vale anche per le dashboard e i report creati, che si aggiornano automaticamente quando vengono aperti.

Sfida 2: Uno strumento, molte fonti di dati

Per ogni azienda vale quanto segue: la base per il controllo di gestione sono principalmente le cifre del sistema ERP. Ma oltre a questo, in azienda ci sono dati provenienti da molte altre soluzioni software e servizi online che possono essere rilevanti a questo fine: si spazia dagli acquisti alla produzione, dalla logistica al marketing, dalle vendite fino al servizio clienti e al controllo di qualità. La sforzo da fare per combinare e valutare queste fonti di dati è chiaramente grande.

Anche quando le fonti dati sono solo due, le cose in Excel possono già diventare difficili: copiare e incollare manualmente diversi dati da diverse fonti, lavorare con diversi fogli di calcolo, creare correlazioni non solo richiede tempo, ma è un’attività soggetta a errori.

Sfida 3: Creare report accattivanti

Sono finiti i giorni in cui il management e i dirigenti si accontentavano di un foglio Excel stampato. Oggi ci si aspetta che il controllo di gestione fornisca dashboard attraenti e visualizzazioni chiare, anche dal punto di vista della presentazione grafica. Questo aspetto non rappresenta affatto una concessione all’estetica, ma ha affonda le radici in una necessità concreta: caratteristiche rilevanti come tendenze positive e negative, correlazioni inaspettate o dati fuori tendenza possono essere riconosciuti più rapidamente in un grafico, mappa o animazione che in tabelle uniformi.

Excel fornisce una serie di tipi di grafici, e Microsoft ha ampliato la gamma negli ultimi anni. Tuttavia, lo strumento è dotato di una serie di limitazioni:

• I grafici sono statici, cioè non interattivi - I filtri possono essere applicati solo in misura limitata
• I diagrammi non sono collegati tra loro; quando si imposta un filtro, ogni diagramma nel file deve essere gestito separatamente.
• I grafici non possono essere distribuiti come una dashboard staccata dal file Excel.
• La gamma di tipi di grafici e visualizzazioni avanzate è limitata
• Ci sono poche offerte di terze parti disponibili per ulteriori tipi di grafici

Nello sviluppo di Power BI, d'altra parte, Microsoft si è costantemente concentrata sulla visualizzazione dei dati fin dall'inizio:

• Funzionamento intuitivo: dashboard e report possono essere creati con il drag-and-drop - senza conoscenze informatiche o di programmazione
• Visualizzazioni in rete: gli elementi sui cruscotti e nei rapporti possono essere collegati tra loro - i cambiamenti hanno un effetto immediato
• Rapporti interattivi: gli elementi sono interattivi e interconnessi - quando viene impostato un filtro, tutti gli elementi (grafici, mappe, tabelle, ecc.) nell'intero rapporto vengono automaticamente adattati.
• Tipi di visualizzazione innovativi: oltre alle numerose visualizzazioni fornite, centinaia di altre visualizzazioni sono disponibili in Microsoft AppSource, o potete creare le vostre visualizzazioni secondo le specifiche della vostra identità aziendale.

Superare finalmente i limiti di Excel

Protezione dei dati, caos di versioni, lavoro da remoto, lunghi tempi di elaborazione con un crescente volume di dati: Excel porta numerose altre limitazioni al lavoro quotidiano nella finanza e nel controllo di gestione.

Se si deve passare più tempo a creare e mantenere le tabelle che a lavorare con il contenuto, se la risoluzione dei problemi richiede più tempo che l'analisi e l'interpretazione dei dati, è il momento di pensare a un'alternativa. Power BI è quell’alternativa.