Microsoft Excel ist seit vielen Jahren ein unverzichtbares Werkzeug für die Management Controlling und das Berichtswesen. Ob für Auswertungen, Analysen oder Planungen, ob für Monatsabschlüsse, Deckungsbeiträge, Soll-Ist-Vergleiche oder Liquiditätsplanungen: Tag für Tag greifen Controller auf Excel zurück, um Daten aus dem ERP-System, der Buchhaltungssoftware und anderen Datenquellen auszuwerten.

So zahlreich die Verwendungsmöglichkeiten der Tabellenkalkulation sind, so zahlreich sind leider auch die Einschränkungen, die Excel dem Controller auferlegt. Erfahren Sie in diesem Artikel, was dies für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Möglichkeiten Ihnen eine moderne Business-Intelligence-Lösung bietet, um über die manuelle Pflege von Listen und Tabellen hinauszugehen.

Herausforderung 1: Aktuelle Daten, transparente Datenmodelle

Für die Verwaltungskontrolle arbeiten Sie häufig mit Daten, die aus Ihrem Buchhaltungsprogramm oder ERP-System in Excel exportiert werden. Das Problem besteht darin, dass es sich bei den exportierten Daten um einen Schnappschuss handelt, der zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgenommen wurde und nicht automatisch täglich aktualisiert wird. Infolgedessen basiert die Kontrolle auf Daten, die mit jedem Tag veralteter werden.

Die Risiken dieser Methode liegen auf der Hand: Statische Zahlen bergen das Risiko, dynamische Entwicklungen nicht zu erkennen. So können sich beispielsweise die für die Liquiditätsplanung relevanten Kennzahlen täglich, wenn nicht sogar stündlich ändern. Wenn die Planung erst am Ende eines jeden Monats erfolgt, kann das Unternehmen in eine negative Situation geraten, ohne es zu merken.

Mit der Business-Analytics-Lösung Microsoft Power BI kann dies nicht passieren, da die Daten nicht nur importiert, sondern auch miteinander verknüpft werden. Das bedeutet, dass Sie immer mit aktuellen Zahlen arbeiten, und das gilt auch für die von Ihnen erstellten Dashboards und Berichte, die beim Öffnen automatisch aktualisiert werden.

Herausforderung 2: Ein Tool, viele Datenquellen

Für jedes Unternehmen gilt: Die Basis für die Unternehmenssteuerung sind in erster Linie die Zahlen aus dem ERP-System. Daneben gibt es aber auch Daten aus vielen anderen Softwarelösungen und Online-Diensten im Unternehmen, die für diesen Zweck relevant sein können: vom Einkauf bis zur Produktion, von der Logistik bis zum Marketing, vom Vertrieb bis zum Kundenservice und der Qualitätskontrolle. Der Aufwand für die Zusammenführung und Auswertung dieser Datenquellen ist offensichtlich groß.

Selbst wenn es nur zwei Datenquellen gibt, kann es in Excel schon schwierig werden: Das manuelle Kopieren und Einfügen verschiedener Daten aus unterschiedlichen Quellen, das Arbeiten mit unterschiedlichen Tabellenblättern, das Erstellen von Korrelationen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Herausforderung 3: Attraktive Berichte erstellen

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Management und Führungskräfte mit einer ausgedruckten Excel-Tabelle zufriedengaben. Heute wird vom Management Controlling erwartet, dass sie attraktive Dashboards und klare Visualisierungen, einschließlich grafischer Darstellungen, bietet. Dies ist keineswegs ein Zugeständnis an die Ästhetik, sondern beruht auf einer konkreten Notwendigkeit: Relevante Merkmale wie positive und negative Trends, unerwartete Korrelationen oder vom Trend abweichende Daten lassen sich in einem Diagramm, einer Karte oder einer Animation schneller erkennen als in einheitlichen Tabellen.

Excel bietet eine Reihe von Diagrammtypen, und Microsoft hat die Palette in den letzten Jahren erweitert. Das Tool ist jedoch mit einer Reihe von Einschränkungen verbunden:

• Diagramme sind statisch, d.h. nicht interaktiv - Filter können nur in begrenztem Umfang angewendet werden
• Diagramme sind nicht miteinander verknüpft; wenn ein Filter gesetzt wird, muss jedes Diagramm in der Datei separat verwaltet werden.
• Diagramme können nicht als Dashboard losgelöst von der Excel-Datei verteilt werden.
• Die Auswahl an Diagrammtypen und erweiterten Ansichten ist begrenzt
• Es gibt nur wenige Angebote von Drittanbietern für zusätzliche Diagrammtypen

 

Bei der Entwicklung von Power BI hat Microsoft dagegen von Anfang an konsequent auf die Visualisierung von Daten gesetzt:

• Intuitive Bedienung: Dashboards und Berichte können per Drag-and-Drop erstellt werden - ohne Computer- oder Programmierkenntnisse
• Vernetzte Ansichten: Elemente auf Dashboards und in Berichten können miteinander verknüpft werden - Änderungen wirken sich sofort aus
• Interaktive Berichte: Die Elemente sind interaktiv und miteinander verknüpft - wenn ein Filter gesetzt wird, werden alle Elemente (Diagramme, Karten, Tabellen usw.) im gesamten Bericht automatisch angepasst.
• Innovative Visualisierungstypen: Zusätzlich zu den zahlreichen mitgelieferten Visualisierungen stehen Ihnen in Microsoft AppSource hunderte weiterer Visualisierungen zur Verfügung, oder Sie erstellen Ihre eigenen Visualisierungen nach den Vorgaben Ihrer Corporate Identity.

Endlich die Grenzen von Excel überwinden

Datenschutz, Versionswirrwarr, dezentrales Arbeiten, lange Bearbeitungszeiten bei steigendem Datenvolumen: Excel bringt zahlreiche weitere Einschränkungen in den Arbeitsalltag des Finanz- und Controlling Wesens.

Wenn Sie mehr Zeit für die Erstellung und Pflege von Tabellen aufwenden müssen als für die Arbeit mit Inhalten, wenn die Fehlersuche mehr Zeit in Anspruch nimmt als die Analyse und Interpretation von Daten, ist es an der Zeit, über eine Alternative nachzudenken. Power BI ist diese Alternative.

Power BI wirft ein neues Licht auf Ihre wichtigen Daten und ermöglicht es Ihnen, Trends zu erkennen, Informationen zu teilen und intelligente Entscheidungen zu treffen.