La preoccupazione più diffusa riguardo lo smart working è questa: si può riuscire ad essere produttivi lavorando lontano dall'ufficio?

La possibilità di essere produttivi da casa dipende dalla casa, dalle persone che vivono con te nella casa e da tanti altri fattori. Non ultimo dalla tua propensione a distrarti.

Eppure in tanti sono rimasti sorpresi dai livelli di produttività che si possono raggiungere lavorando a casa. Se non ci credete, guardate in rete: la stragrande maggioranza degli studi mostra incrementi di produttività sorprendenti negli smart workers.

Simili incrementi sono possibili, ma solo a condizione di ridurre al minimo le distrazioni.

Evitare le distrazioni domestiche

Quando lavori da casa le distrazioni hanno due fonti principali:

• La casa e chi ci vive
• Lo smartphone personale

La casa per sua natura interferisce nelle nostre attività. Spesso basta alzare gli occhi dallo schermo del laptop per ricordarsi che ci sono le piante da bagnare, la lavatrice da mettere su, oppure il bucato lavato da stendere, la cena da impostare, giochi lasciati in giro dai bambini…

Ecco queste cose devono scomparire dai tuoi occhi. Oppure le devi concentrare nei 5 minuti di pausa che ti concedere ad intervalli regolari per sgranchirti le gambe. Ma fa' attenzione: potrebbero diventare facilmente fonte di stress aggiuntivo per la tua giornata.

Ottenere il rispetto dei familiari

Oltre a ciò, i figli e le altre persone presenti in casa devono avere rispetto per la tua concentrazione. Durante i mesi del lockdown non sono pochi quelli che hanno ammesso di essere comunque andati in ufficio (principalmente liberi professionisti) solo perché, se restavano a casa, i figli non li lasciavano lavorare.

Lo smartphone: il principe della distrazione

Lo smartphone infine è forse la principale causa di distrazione. Tuttavia il potere dello smartphone di distrarci è altrettanto valido quando siamo in ufficio, quindi gli stessi rimedi, che possiamo applicare per diminuire la sua capacità di disturbare la nostra concentrazione quando siamo in ufficio, possono essere efficacemente adottati anche a casa. Principalmente si tratta di disabilitare le notifiche audio di tutte le chat e dei social network.

Fatto questo, il telefonino torna a svolgere la sua funzione di telefono. E si riamane spesso stupiti di quante poche telefonate si ricevano al giorno, ora che la maggior parte delle comunicazioni è stata rimpiazzata dalla messaggistica istantanea.

Le distrazioni … lavorative

Ma non dimentichiamoci delle distrazioni lavorative, ossia l'equivalente casalingo del collega che ti trattiene a parlare del più e del meno in corridoio oppure alla macchinetta del caffè. Una telefonata lavorativa si trasforma spesso nell'occasione per una chiacchierata, e per fortuna questo succede: la qualità dei rapporti umani con i propri colleghi si fonda su questi momenti di interazione, e la rinuncia a questi momenti di rilassatezza potrebbe costare cara in termini di buoni rapporti tra colleghi, fino a giungere a un peggioramento delle prestazioni lavorative di squadra.

Le mail in cc

Ma anche le email non direttamente inerenti la tua attività, in cui certe volte non sai neanche tu perché sei stato messo in copia, portano via tempo prezioso, soprattutto quando sei sotto pressione per una consegna urgente.

Ad essere critici, dunque, anche le comunicazioni strettamente lavorative possono produrre un grosso volume di rumore di fondo, che può essere di intralcio nella ricerca dei nostri obiettivi. Insomma è sempre lavoro, ma … al momento sbagliato!

Come fare? Non si può mica smettere di leggere le email!

Smettere no, ma decidere quando leggerle sì.

La lettura delle email a ‘ore alternate’

Se un lavoro complesso richiede tutta la tua concentrazione e il filo dei tuoi pensieri non può per nulla rischiare di essere strappato, ecco una possibile strategia di difesa: la lettura delle email a ore alternate.

Il principio da seguire è semplice: leggi lei mail non appena arriva la notifica quando arrivano tra le 8 e 9 del mattino, ma non tra le 9 e le 10. Di nuovo le leggi quando arrivano tra le 10 e le 11, ma non le leggi subito tra le 11 e le 12. Ripeti lo stesso schema nel pomeriggio.

Cosa ottieni? Ogni giorno avrai 4 blocchi da un’ora senza interruzioni. 4 ore che sebbene siamo separate tra di loro e quindi non consecutive ti permetteranno di procedere senza distrazioni.

Le restanti 4h sono attività d’ufficio e in esse vanno incluse anche le chiacchiere necessarie per tenere buoni rapporti con i colleghi e il senso dell’unità della squadra.

In fin dei conti, la maggior parte delle comunicazioni può attendere un’ora senza gravi conseguenze. Dunque questo sistema non interferisce quasi per nulla con la produttività di squadra.

Silenziare per un’ora le notifiche di Teams

Questo ovviamente vale anche per una piattaforma di comunicazione come Microsoft Teams. Impostare lo stato del proprio profilo a non disturbare ad ore alterne può essere un buon sistema per ricavarti durante la giornata il tempo necessario per svolgere le attività che richiedono tutta la tua concentrazione.

In ogni caso è fondamentale non abusare di queste possibilità: lo smart working per sua natura richiede un surplus di disponibilità al dialogo virtuale con i colleghi e un impegno a comunicare maggiore di quello richiesto quando si condivide lo spazio dell’ufficio cinque giorni su sette.