L'introduzione di un software ERP è talvolta vista con sospetto dai collaboratori dell'azienda. Per un maggior coinvolgimento, comunica gli obiettivi e le aspettative del progetto a tutti i dipendenti, non solo al team di progetto. È buona norma fornire regolarmente informazioni sull'andamento del progetto, per esempio sotto forma di newsletter o blog sulla intranet con: aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto, presentazione degli utenti chiave, informazioni sulle nuove tecnologie e sui vantaggi che l'azienda si aspetta dalla loro adozione. Anche se la direzione non è direttamente coinvolta nel progetto software, dovrebbe esprimere chiaramente il proprio sostegno fin dall'inizio.

Parole come digitalizzazione o automazione talvolta generano timori infondati, dovuti alla paura del cambiamento. Il risultato è che il progetto potrebbe venir rallentato dai dipendenti, anche inconsapevolmente. Prendi sul serio queste paure. Illustra apertamente quali processi e aree di attività avranno dei cambiamenti in futuro. Preparati per tempo, ad esempio per formare i collaboratori sui nuovi processi/attività. La gestione del cambiamento non dovrebbe limitarsi alle questioni tecnologiche e ai processi, ma abbracciare l'intera azienda.

Le persone coinvolte nel progetto sono di solito anche impegnate nell'attività quotidiana. L'implementazione di un software ERP "a tempo perso" non funziona. Le specifiche dei requisiti, il test delle nuove funzionalità, il coordinamento con il partner software, la revisione e l'ottimizzazione dei processi richiedono tempo. Assicurati che i partecipanti al progetto possano dedicargli il tempo necessario.

Un'implementazione ERP "imposta dall'alto" non funziona. Anche se il responsabile del software è il reparto IT, è importante coinvolgere fin da subito i collaboratori dei diversi reparti per assicurarsi il loro sostegno al progetto. Non solo, il feedback dei collaboratori è indispensabile per adattare in modo ottimale la nuova soluzione software alle esigenze dell'azienda, nonché per metterne in discussione i processi. Prima i "key user" hanno l'opportunità di lavorare con il nuovo sistema, prima si scopriranno le discrepanze e più concreto sarà il feedback. A proposito: l'utente chiave ideale non è necessariamente un manager, ma piuttosto il collaboratore che lavora con il sistema giorno dopo giorno. Crea le condizioni in cui i tuoi collaboratori possano partecipare su un piano di parità, senza confini gerarchici. Il partner software dovrà presentare agli utenti chiave i loro nuovi compiti e trasmettere il know-how necessario per i diversi ruoli.

"Hai mai provato? Hai mai fallito? Non importa. Prova ancora. Fallisci ancora. Fallisci meglio" - questa citazione dello scrittore Samuel Beckett adorna le pareti di molte start-up. Quando le persone lavorano insieme, gli errori capitano. Crea una "cultura dell'errore" che incoraggi i collaboratori a uscire dalla propria zona di comfort e a creare qualcosa di nuovo. Solo così il progetto e le persone coinvolte potranno sviluppare il loro pieno potenziale.