La quantità di cose che dobbiamo portare a termine ogni giorno è davvero rilevante. Impegni personali e impegni professionali si incastrano gli uni negli altri, e ottimizzare i tempi, qualche volta, sembra un'impresa impossibile.

Come fare ad avere un quadro esaustivo di tutte le attività che devi portare a termine oggi?

Microsoft To Do ti può aiutare. È un'applicazione di gestione delle attività basata sul cloud e ti consente di gestire le tue attività da smartphone, tablet e computer. Si tratta infatti di una app cross-platform: non fa differenza che il tuo smartphone/tablet sia Android o IoS, il tuo ‘segretario personale’ ti aiuterà a gestire gli obiettivi che devi portare a termine oggi indipendentemente dal sistema operativo del tuo dispositivo mobile.

Ovviamente puoi anche installare Microsoft To Do sul tuo pc. I tuoi appuntamenti saranno comunque tutti sincronizzati: bastano veramente pochi secondi per vedere le modifiche aggiornate su tutti i dispositivi.

To Do fa parte di Microsoft 365, la proposta Microsoft per aumentare la tua produttività. Le app per Smartphone Android e IoS sono scaricabili gratuitamente da Google Play Store e Apple App Store.

Ma vediamo meglio come funziona Microsoft To Do.

Creazione di un task su To Do

Quando crei un’attività non stai semplicemente inserendo una voce di un elenco puntato: le attività di Microsoft To Do, infatti, sono un po’ più complesse.

Per ogni task, infatti, puoi impostare dei promemoria oppure aggiungere una scadenza. Oppure puoi impostare la ripetizione nel tempo delle attività che nella tua settimana o mese si ripresentano più volte. Infine, puoi allegare dei file oppure scrivere delle note per chiarire meglio le caratteristiche dell'attività.

Bene, ora che hai creato più attività, devi organizzarle per portarle a termine nel modo più efficiente possibile.

Le liste e la gerarchia delle attività

Le tue attività, infatti, verranno organizzate in liste. Puoi creare liberamente tutte le liste di cui hai bisogno. Dunque, per schematizzare l'organizzazione di To Do possiamo dire che al livello più alto si trovano le liste, al di sotto troviamo le attività vere e proprie e infine possiamo suddividere ogni singola attività in più ‘sotto attività’:

1. liste
2. attività (task)
3. sottoattività (step)

Elenchi intelligenti

Quando il numero di attività comincia a crescere, probabilmente vorrai assegnare priorità ad alcune di esse oppure gestire la loro scadenza con maggiore precisione. To Do ti permette di fare questo con estrema semplicità. Inoltre, crea alcune meta-liste per mostrarti solo le attività importanti (quelle per cui hai impostato la priorità) oppure quelle per cui hai impostato una scadenza.

La mia giornata

La caratteristica più interessante di To Do però è la lista denominata la mia giornata. Ogni mattina si presenta vuota e spetta a te popolarla con le attività che hai inserito nelle varie liste, in base alle scadenze e alle priorità. Sarà più facile così arrivare a fine giornata completando i task più importanti.

Interfaccia grafica

Anche l’occhio vuole la sua parte. Così puoi contrassegnare le tue liste con delle icone che ti aiuteranno a riconoscerle a colpo d'occhio e potrai anche impostare immagini di sfondo per rendere più suggestiva e allegra la visualizzazione delle tue attività.

Integrazione con Outlook

Microsoft To Do è basato sullo stesso sistema che gestisce i task all'interno di Outlook. Quindi se utilizzi lo stesso account all'interno di Outlook, troverai su Outlook gli stessi task che hai creato su To Do e potrai ricevere i promemoria attraverso il sistema di gestione della posta di Microsoft.

Impostando correttamente le opzioni di To Do potrai anche organizzare il percorso inverso, ossia fare in modo che contrassegnando le e-mail con l'icona della bandierina, si crei automaticamente un task nella lista Messaggi di posta elettronica del tuo To Do.

Nel video seguente troverai maggiori dettagli.