Tutti li hanno visti o li possiedono: i bastoncini a spirale per pomodori di Bellissa HAAS GmbH. Il fondatore dell'azienda, Karl-Hans Haas, riuscì a ideare una macchina con cui produrre in serie i bastoncini vegetali. In questo modo nel 1988 ha gettato le basi per il grande successo dell'azienda di Ravensburg. Ma non solo le piante avevano bisogno di supporto, anche l'IT dell'azienda. Ecco perché Bellissa HAAS ha introdotto l'ERP KUMAVISION per il commercio all'ingrosso basato su Microsoft Dynamics 365.

Scoprite in questa relazione come Bellissa HAAS in collaborazione con KUMAVISION ha raggiunto questi obiettivi:

Aggiornamento del sistema ERP come generatore di orologio di un panorama software consolidato
Copertura di gran parte delle funzionalità senza adattamenti individuali
Collegare gradualmente i clienti tramite EDI e consentire così lo scambio di documenti elettronici

Le esigenze

Dopo che fino al 2000 l'azienda aveva venduto i suoi prodotti tramite partner commerciali, i responsabili hanno deciso di entrare loro stessi nel settore della vendita all'ingrosso. Ancora oggi l'azienda produce i classici pali a spirale per pomodori e altri articoli da giardino in metallo come i gabbioni, i cestini in acciaio riempiti di pietre usati per delimitare e dividere i giardini. È stato inoltre aggiunto un portafoglio completo di bordure per prati, recinti per lumache, fioriere e spirali per erbe. Gran parte di questo materiale viene fornito a Bellissa HAAS da tutto il mondo. Oggi l'azienda è uno dei principali fornitori di articoli per il giardinaggio ai negozi di bricolage e ai centri di giardinaggio dell'Europa centrale.

Comprensione dei processi

Dopo un trasloco, Bellissa HAAS ha unito tutte le aree - produzione, amministrazione e logistica - nella sede centrale di Bodnegg-Rotheidlen. Ciò significa che tutto era nuovo, tranne la gestione aziendale dell'IT. "Utilizzavamo un vecchio Navision, numerose applicazioni isolate e una contabilità finanziaria esterna", così Oliver Hinz, project manager ERP di Bellissa HAAS, descrive la situazione dell'epoca. "Abbiamo dovuto controllare molte cose a mano". Quindi qualcosa doveva cambiare e il brief era chiaro: “basta con le soluzioni isolate, qui serve un software in grado di mappare tutti i processi in un unico sistema.”

Durante la fase di valutazione, KUMAVISION si è subito distinta. Non è stato decisivo solo il fatto che KUMAVISION ERP, con i suoi processi best-practice per la vendita all'ingrosso, coprisse già la maggior parte dei requisiti nella versione standard. " I consulenti hanno capito subito cosa facciamo, come sono i nostri processi e perché sono così: è stato come se fossero nostri dipendenti da tempo", dice Hinz.

Soluzione nel cloud

È stata presa rapidamente una decisione strategica: il software doveva essere in cloud. "Volevamo evitare lunghi cambiamenti di release e rimanere comunque aggiornati", spiega Hinz. Uno dei motivi è la forte stagionalità delle attività dell'azienda. "Tra gennaio e luglio lavoriamo al 150%: siamo soddisfatti di tutto ciò di cui non dobbiamo preoccuparci". In una fase intermedia, la soluzione continua a funzionare con le classiche licenze di acquisto sui server KUMAVISION. A medio termine, tuttavia, l'azienda vuole sfruttare la possibilità di ottenere KUMAVISION ERP come Software as a Service (SaaS).

Con l'inizio del progetto nel luglio 2020 e l'entrata in funzione nel febbraio 2021, la fase calda è avvenuta durante il periodo di restrizione dei contatti legati alla pandemia. "L'abbiamo gestita completamente online tra novembre e gennaio e ha funzionato benissimo", ricorda Hinz. Per l'inizio vero e proprio, il team di KUMAVISION ha avuto un'esenzione per poter consigliare lo staff durante le prime settimane.

Pianificazione anticipata

Una sfida importante è stata la connessione dei clienti tramite EDI. Dopo tutto, i processi cruciali per un grossista dipendono dallo scambio elettronico di documenti. Tramite questa interfaccia vengono inviati ordini, bolle di consegna, fatture e molto altro ancora: diverse centinaia al giorno e, nei momenti di punta, si può arrivare a quattro cifre. "Siamo riusciti a risolvere il problema in poche settimane: è stato un bel risultato", spiega Hinz.

Un altro elemento centrale di Bellissa HAAS è la pianificazione per soddisfare la domanda futura. Poiché gli ordini in Cina viaggiano in tutto il mondo per diversi mesi prima di arrivare qui, è essenziale ordinare le giuste quantità di merce. Soprattutto per ottenere spazio di carico sulle navi, è necessaria una pianificazione molto lungimirante. Ciò richiede non solo molti anni di esperienza da parte del personale, ma anche dati solidi da parte del software, sulla base dei quali vengono prese le decisioni. Pertanto, l'acquirente può generare un elenco di proposte di pianificazione con le relative cifre chiave dal sistema. In futuro, questa procedura sarà addirittura sostituita da un processo automatizzato in cui il software confronta il comportamento abituale di ordinazione a livello di crediti con le scorte di magazzino e le consegne in sospeso, nonché con i tempi di consegna o di produzione previsti. In questo modo, Bellissa HAAS sarà in grado di gestire in modo affidabile anche aumenti improvvisi dei volumi degli ordini.

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