Fino ad oggi hai sempre creduto che un lavoro professionalmente efficace si potesse fare solo andando in ufficio tutti i giorni, sedendoti alla tua scrivania, circondato dai tuoi colleghi e a un corridoio di distanza dai tuoi capi.

Eppure la situazione in cui in tempi recenti milioni di lavoratori si sono venuti a trovare, controvoglia nella maggior parte dei casi, ha in gran parte smentito questa credenza.

Dalla costrizione al lavoro casalingo alla scelta dello smart working

Le risposte della tecnologia si sono dimostrate in gran parte all'altezza della situazione e hanno permesso un notevole aumento del numero di persone che lavora da casa. Molte di queste, anche dopo la fine dell’emergenza, potrebbero non avere voglia di tornare indietro. Quella che è inizialmente stata percepita come una costrizione imposta da una situazione di emergenza, potrebbe trasformarsi in una scelta volontaria, un’opzione di cui discutere con il proprio capo e il dipartimento HR della propria azienda.

La trasformazione degli uffici

Gli uffici si trasformeranno in luoghi di incontro, da frequentare senza continuità?

Tutto questo è molto difficile da prevedere, perché la situazione è altamente dinamica. Ma una delle possibilità è che molte aziende considerino l'eventualità di aumentare il numero di smart workers e di ridurre gli spazi aziendali e, di conseguenza, anche i costi fissi per affitti, manutenzioni, pulizie.

Perché no? Se hai un ufficio che viene frequentato solo da una parte dei tuoi lavoratori per una percentuale ridotta del loro orario, cosa te ne fai di tutte quelle stanze e di tutte quelle scrivanie?

Per qualcuno quella che abbiamo appena presentato rappresenta un interessante opportunità, ma qualcun altro potrebbe averne paura. Inoltre non esistono due aziende uguali e quindi la prospettiva dello smart working non è una soluzione adatta a tutte le realtà.

Smart working e produttività

Ovviamente una delle più grandi resistenze al cambiamento risiede nella paura che gli smart worker siano meno produttivi. Il lavoratore in ufficio è più attivo, più immerso nel flusso produttivo, comunica con più facilità con capi e colleghi...

Oppure no?

Fino ad oggi l'opinione largamente più diffusa è che il lavoro sia fatto di rapporti faccia a faccia, di compresenza in uno stesso luogo e non è un mistero che questa situazione generasse in molti un continuo bisogno di sembrare produttivi piuttosto che essere produttivi realmente.

Raggiungere gli obiettivi

Completare gli obiettivi, realizzare i progetti. Questo in sostanza è il nucleo del lavoro, non stare seduto ad una scrivania in un determinato posto per raggiungerli.

Completare gli obiettivi, realizzare i progetti sono attività che posso essere portate a termine anche lontano da un ufficio.

I vincoli tecnologici che tengono legati alla vecchia concezione dell'ufficio, sono stati negli anni tutti superati. I PC portatili sono molto preformanti, la connettività è ovunque, la sicurezza delle reti è in continua crescita, la maggior parte dei dati si trova nel cloud. Insomma, vista così, sembra che l'ostilità allo smart working non sia altro che resistenza culturale al cambiamento.

Produttività da remoto

Ma come si può riuscire a dare il meglio lavorando da remoto? La soluzione si trova mescolando tecnologia e strategie di impiego del tempo (proprio e degli altri) e di organizzazione delle risorse.

• Rendere la comunicazione più trasparente e più esplicita
• Distinguere meglio le attività importanti da quelle urgenti
• Prestare attenzione alla pianificazione delle attività
• Ottimizzare il flusso dei feedback

Queste sono in breve alcune possibili soluzioni per aumentare la produttività a livello di team, e non mancheremo di affrontarle più diffusamente in un prossimo post.