Oltre all'acquisto e al setup del nuovo sistema ERP, affinché l'implementazione abbia successo l'azienda deve investire in Testing, Training e Transitioning.

T #1: Testing

Eseguite un test accurato del sistema. Se dedicate il tempo necessario al collaudo del sistema prima del go live, potete individuare e correggere eventuali problemi prima di "entrare nel vivo" delle attività. Il vantaggio di individuare i problemi prima del go live è duplice:

• avete tutto il tempo necessario per correggerli nel migliore dei modi, senza intaccare le performance del sistema;
• non dovete modificare i dati, come talvolta avviene in un processo di bug fixing.

T #2: Training

È fondamentale che gli utenti sappiano come usare il sistema, dal log in all'interfaccia utente, e siano a conoscenza delle attività e dei ruoli di loro competenza.
L'attività di formazione parte dai cosiddetti power user, in quanto hanno una conoscenza approfondita dei processi aziendali che andranno gestiti con l'ERP.

Alcuni fattori da considerare nella preparazione del training:

• quali sono i ruoli degli utenti? Hanno le competenze necessarie per svolgere le attività?
• Ci sono modifiche a processi o procedure di cui gli utenti dovrebbero essere a conoscenza? Gli utenti possono proporre migliorie?
• È possibile creare liste di controllo o altri documenti per aiutare gli utenti nelle loro attività?
• Come fa un utente ad accedere al sistema? E a disconnettersi?
• Durante il training, lasciate abbastanza tempo agli utenti per fare domande. Prevedete un follow up per ulteriori domande. Considerate che alcuni utenti potrebbero sentirsi a disagio a fare domande di fronte ai colleghi, ma hanno comunque bisogno di risposte.
• Comunicate quando il nuovo sistema sarà disponibile. Non c'è bisogno di essere precisi al 100%, basta indicare una forbice temporale (es. "Nel corso del mese prossimo saremo live...")
• Pianificate il training perché sia relativamente vicino alla data del go live, o almeno fornite un ambiente di test dove gli utenti possano "giocare" e familiarizzare con il sistema. Le persone tendono a dimenticare quello che hanno imparato se non lo mettono in pratica.
• Ricordate che il cambiamento può talvolta intimidire. Fate capire agli utenti che la qualità del loro lavoro migliorerà nel lungo periodo e siate sempre ottimisti.

La fase di training non serve solo a formare gli utenti, ma anche a tenere aperte le linee di comunicazione in azienda. Investire nella formazione aiuterà a ridurre lo stress e la resistenza al cambiamento, rendendo gli utenti più consapevoli.

T #3: Transition Planning

Dopo aver pianificato le fasi di test del sistema e di training degli utenti, è il momento di avere un piano anche per gestire la fase di transizione.
Ogni progetto prevede una serie di passaggi da seguire, ecco alcuni esempi:

• preparate una lista di controllo con tutti i passaggi e/o azioni da eseguire.
• Stilate una lista di tutti gli attori coinvolti nel progetto, comprese le informazioni per contattarli.
• Create un piano di comunicazione, per tenere tutti gli "stakeholder" costantemente aggiornati.
• Tenete una lista delle problematiche man mano che si presentano. Stabilite delle priorità per determinare quali vanno risolte per prime.