Quando si tratta dell'archiviazione digitale dei documenti aziendali, è fondamentale che il processo di memorizzazione sia "a prova di revisione". Al fine di rispettare le norme relative al periodo di conservazione e alla tutela dei dati sensibili, ha senso utilizzare una soluzione di archiviazione professionale.

Nella scelta della soluzione appropriata possono essere utili i seguenti 10 principi guida, che definiscono i requisiti di compliance nell'utilizzo di una soluzione di archiviazione elettronica:

1. Ogni documento deve essere conservato correttamente, in conformità con i requisiti legali e organizzativi.
2. L'archiviazione deve essere completa - nessun documento può essere perso nel percorso verso l'archivio o nell'archivio stesso.
3. Ogni documento deve essere archiviato il più presto possibile.
4. Ogni documento deve essere coerente con l'originale e archiviato in modo inalterabile.
5. Ogni documento può essere visualizzato solo da utenti opportunamente autorizzati.
6. Ogni documento deve poter essere recuperabile e riproducibile in un tempo ragionevole.
7. Ogni documento deve poter essere distrutto, cioè cancellato dall'archivio, al più presto dopo che il suo periodo di conservazione è scaduto.
8. Ogni modifica nel sistema di archiviazione elettronica deve essere registrata, in modo che le persone autorizzate possano tenerne traccia.
9. L'intera procedura organizzativa e tecnica di archiviazione può essere controllata da un esperto di terze parti in qualsiasi momento.
10. In tutte le migrazioni e modifiche al sistema di archiviazione deve essere garantito il rispetto dei principi sopra elencati.

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