Will man ein ERP-System, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, mit Apps und Erweiterungen ergänzen, ist die Vorgehensweise besonders wichtig. Deshalb sind Dokumentationen in der Planungsphase entscheidend, um später Schwierigkeiten zu vermeiden. Eine herausragende Rolle spielt hier die Technische Spezifikation.

Warum Technische Spezifikationen so wichtig sind

Die Technische Spezifikation ist ein Dokument, das alle notwendigen Anforderungen an das System beschreibt. Ein ERP ist ein Hightech-System. Nur wenn Sie sämtliche technischen Anforderungen an das System in der technischen Spezifikation beschreiben, können Sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand vorhersagen und dann die Kosten und den Zeitaufwand berechnen. Darüber hinaus werden die Spezifikationen bei der Projektvorbereitung oder während der Durchführung verwendet. Das Endergebnis hängt oft von der Vollständigkeit der Informationen und der Verarbeitung der im Dokument beschriebenen Details ab.

Theoretisch ist es möglich, ein Projekt auch ohne Technische Spezifikation durchzuführen. In der Praxis ist es jedoch besser, ein detailliertes Dokument zu verfassen, in dem alle möglichen Details enthalten sind, so dass es bei der Implementierung von ERP-Modulen keine Kontroversen gibt.

Erstellung der Technischen Spezifikation

Eine vollständige Liste mit allen technischen Spezifikationen (inklusive aller Erweiterungen und Dokumente für eine korrekte Implementierung der ERP-Module) zu erstellen, kann manchmal schwierig sein. Das System ist multifunktional, jede Änderung in einem Modul kann zu Änderungen in einem andern führen.

Bei der Erstellung der Technischen Spezifikation für ERP-Module, Apps und Erweiterungen muss man sich zunächst folgende Fragen stellen:

• Was sind die Hauptanforderungen, die die App erfüllen soll?
• Welche (eingehende und ausgehende) Daten werden benötigt?
• Welche vorhandenen Funktionen nutzt das Unternehmen?
• Welche Probleme oder häufig gestellte Fragen sind bereits bekannt?
• In welcher Form (Anweisungen, Layout, Benutzerfreundlichkeit) sollen die Technischen Spezifikationen erstellt werden?
• Was sollte in der technischen Spezifikation enthalten sein?
• Was ist das Ziel des Projekts? Welcher Bedarf wird durch die Umsetzung der Spezifikation gedeckt?

Zusätzlich sollte die Spezifikation folgende Punkte enthalten:

• Zusammenfassung der Verbesserungen
• Implementierungsmethode: detaillierte Beschreibung der verwendeten Methoden mit Details zu dem Register, den zu erstellenden und zu bearbeitenden Verzeichnissen, wie die Schnittstelle aussehen soll, usw. Die Beschreibung sollte klar und unmissverständlich sein. Sie kann auch Beispiel für die Umsetzung einer ähnlichen Lösung in einem anderen Kontext enthalten;
• Parameter und Bedingungen, Umsetzungsschritte Verantwortliche, Kontaktdaten usw.
• Die Spezifikationen müssen von allen Parteien vereinbart und unterzeichnet werden, um spätere Konflikte zu vermeiden.
• Bewertung der erforderlichen Arbeit für die Umsetzung der Spezifikationen
• Weitere Bedingungen und Konditionen

Was passiert danach?

Nach Erstellung der Technischen Spezifikation wird das Entwicklerteam zusammengestellt. Der vollständige ERP-Implementierungsprozess umfasst mehrere Schritte:

• Identifizierung - Ermittlung der Anforderungen, Suche nach Problemen, die gelöst werden müssen
• Analyse – Anforderungsanalyse, Schlüsselanforderungen, Generalisierung
• Anpassung – Bewertung der Anforderungen im Zusammenhang mit der Funktionalität des zu entwickelnden ERP-Moduls, mit Blick auf die bereits bestehenden Prozesse
• Dokumentation - formale und detaillierte Beschreibung der Anforderungen, Genehmigung der Technischen Spezifikation
• Kommunikation mit den Entwicklern - iterative Interaktionen mit den Entwicklern bezüglich der Aktualisierungen gemäß der Technischen Spezifikationen
• Implementierung: Umsetzung der Funktionalitäten
• Testphase – Überprüfung der Funktionalitäten des ERP-Moduls: Interne Experten und Endbenutzer vergleichen die technischen Spezifikationen mit den neuen Systemleistungen.

Bei der Einführung einer ERP-Anwendung für Business Central spielt alles vom Projektstart über die Budget- und Teamplanung bis hin zur Erstellung von technischen Spezifikationen und deren Umsetzung eine wichtige Rolle.

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