Das Verkaufsbudget ist ein unerlässliches Steuerungsinstrument für den kaufmännischen Bereich und als Teil des Gesamtbudgets wichtig für die Gesamtperformance des Unternehmens.

Was will dieser Artikel?

1. das Konzept Budget definieren
2. die Rolle des Verkaufsbudgets als Teil der betrieblichen Planung erklären
3. die Regeln zur Erstellung des Verkaufsbudgets aufzeigen
4. zusammenfassend erklären, wie Power BI die Ausarbeitung des Verkaufsbudgets und generell die Jahresabschlussrechnung unterstützen kann

Top-down oder Bottom-up

Ein immer wiederkehrendes Argument bei der Budget-Erstellung ist die Frage, ob es „von oben“ oder „von unten“ berechnet werden soll.

Vereinfacht gesagt gilt, dass für den ersten Fall die Ziele von der Unternehmensleitung vorgegeben und hierarchisch nach unten angepasst werden. Für den zweiten Fall werden die Ziele durch eine möglichst genaue Analyse von den Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen festgelegt.

Für das Verkaufsbudget sieht der Top-Down-Ansatz vor, dass die Ziele für Absatz und Umsatz (in einigen Fällen auch für die Margen) möglichst hoch angesetzt werden. Der Vertrieb muss dann die Ressourcen entsprechend zuweisen. Der Bottom-down-Ansatz hingegen legt Absatz und Umsatz für die kleinsten Einheiten (in der Regel Kunde/Artikel) fest und ermittelt dann eine Gesamtsumme.

Vorteile und Nachteile der zwei Ansätze sind leicht auszumachen. Unsicherheiten bei der Wahl der Ansätze ergeben sich, weil man möglichst viele Mitarbeiter und alle hierarchischen Ebenen in den Budgetierungsprozess einbinden will. Das ist natürlich wichtig, hat aber nichts mit der einen oder anderen Methode zu tun.

Die operative Praxis scheint deshalb den Top-down-Ansatz zu bevorzugen. Häufig ist es gar nicht möglich Absatzmengen und Umsatzzahlen mit Kunden- und Artikeldetails von der Buchhaltung zu erhalten. Natürlich muss der technische Support bei der Budgeterstellung einen iterativen Prozess entwickeln, der es möglich macht, die Anfangsziele immer im Blick zu haben und zu justieren, vor allem, wenn herauskommt, dass bestimmte Ziele gar nicht zu realisieren sind.

Das Verkaufsbudget

Das Verkaufsbudget ist also das Dokument, ohne das die Gesamtplanung in ihrer Komplexität nicht gestartet werden kann.

Die Struktur eines Budgets kann nicht generalisiert werden. Es kann aber ein Minimalinhalt, der den gleichen Leitfragen folgt wie der Gesamtplan, festgehalten werden. Unterschieden wird auch im Verkaufsbudget zwischen quantitativen qualitativen Zielen.

Für den quantitativen Teil gilt:

• Ergebnis aus der Multiplikation der Absatzmenge mit dem Nettopreis (der auch einen Mittelwert an Preisnachlässen enthält). Oder mit anderen Worten, der Gesamtwert der Einnahmen wird beschrieben mittels Absatz, Preis und Umsatz (wenn es notwendig ist auch mit Bruttoeinnahmen und Preisnachlässen)Das Verkaufsbudget sollte auch eine Bewertung des Deckungsbeitrags beinhalten. Eine Abweichanalyse nur über die Verkaufspreise könnte zu missverständlichen Ergebnissen führen.
• Es wird auf die kleinsten Einheiten herunterdividiert, üblicherweise das Binom Kunde/Artikel. Ohne dieses Detail ist das Budget für den operativen Einsatz unbrauchbar. Es bleibt dann eine akademische Übung, Verkaufsteam und Management haben dann keine Möglichkeit sich im täglichen Geschäft daran zu orientieren
• Im Monatsrhythmus, denn ohne Monatsrhythmus sind begleitende Zwischenberichte und Jahresabschluss fast unmöglich

Der qualitative Teil beinhaltet alle Informationen, um zu verstehen, wie man zu einem bestimmten Ergebnis gekommen ist, und um zu erklären, was man tun muss, um diese Ergebnisse zu erreichen. Hier nun einige Bespiele:

1. Absatz: Eine Absatzsteigerung um 10% wird durch eine personalisierte Werbekampagne für die Kunden X, Y und Z erreicht, sowie durch eine Erhöhung der Preisnachlässe für die NIELSON-Zonen 1 und 2. Zudem sind für Mai zwei neue Key-Accounts für den Lebensmitteleinzelhandel geplant, die die Marken A und B betreuen. Schließlich ist eine Verbesserung bei der Kundenbetreuung vorgesehen, die Zustellzeiten werden deshalb von 3,5 auf 2,5 Tage gesenkt. Um den Absatz zu steigern, ist eine Prime-Time-Kampagne in allen nationalen Medien geplant, die anlässlich des Meetings Ende Januar vorgestellt wird
2. Preise: Für Italien ist eine mittlere Preissteigerung um 5% vorgesehen. Mit der Publikation der neuen Preislisten tritt diese Regelung im April in Kraft (für LEH, Großhandel, Spezialisierten Großhandel). Die Preissteigerung ist eine Folge der 3%igen Preissteigerung bei Grundprodukten. Zusätzlich hängt sie mit der Premium-Price-Politik des Unternehmens zusammen. Konkret werden Verpackung und Nutzerversprechen komplett erneuert. Genaueres wird noch mitgeteilt
3. Mix: Die Geschäftsleitung bevorzugt bei Geschäftsaktionen die XYZ-Linie, sie wird im kommenden Geschäftsjahr zur Leitlinie des Unternehmens.

Natürlich müssen auch Qualitätsparameter und generell Effizienzparameter systematisch auf Budgeteinhaltung kontrolliert werden. Dafür braucht das Unternehmen ein Informatiksystem (im weiteren Sinn), das in der Lage ist solche Parameter zu überwachen. Zustellzeiten sind typische Parameter für Effizienz. Ihre Überwachung sollte im Informationssystem des Unternehmens erfolgen, so dass sie auch Aufträgen beigefügt werden können.

Resultat des Budgetierungsprozesses ist ein Dokument mit folgendem Inhalt:

1. Von der Einheit Kunde/Produkt über Absatz/Preis zum Budget
2. Alle Aktionen, die das Verkaufsteam unternehmen muss, um die vorgesehenen Resultate zu erzielen
3. Voraussetzungen für den Vergleich Abschlussrechnung/ZwischenberichtDie Ausarbeitung eines kontrollierbaren Budgets ist fundamental, soll es ein gewichtiges Instrument für die Unternehmenssteuerung sein. Parameter, von denen man die Regeln für Zwischenberichte nicht kennt, verfolgen Ziele, die nicht messbar sind und sind folglich vollkommen nutzlos für die Unternehmensführung.
4. Informationen, die für weitere Budgets (Finanzmittel, Transport/Lager, Marketing) und das Gesamtbudget wichtig sind.

Hinweise zur Erstellung

Das Erstellen eines Verkaufsbudgets ist eine komplexe Angelegenheit, deshalb sind unterstützende Instrumente unerlässlich, vor allem in folgenden Phasen der Budgeterstellung.

1. Prozessentwicklung: Alle vorbereitenden Maßnahmen müssen präzisen Workflows folgen, um die Rollen der einzelnen Mitarbeiter festzulegen (Beispiel: Wer ändert gemäß Budget die Preislisten und wann?) und um Korrektheit und Einheitlichkeit der Daten und Werte zu garantieren
2. Prognose: Auch die Prognosephase muss von entsprechenden Instrumenten unterstützt werden. Sonst könnte diese Phase scheitern, weil sie zu viel Zeit beansprucht
3. Monatsrhythmus: Die Unterteilung in zeitliche Abschnitte muss von entsprechenden Instrumenten unterstützt werden, die es erlauben Algorithmen für saisonale Perioden zu erstellen oder die Tiefendarstellung der einzelnen Zeitabschnitte zu bestimmen (vom monatlichen Prozentsatz für das gesamte Unternehmen bis zum Prozentsatz für das Binom Artikel/Kunde).

Verkaufsbudget mit Power BI

Eine Anwendung zur Unterstützung der Budget-Erstellung muss Folgendes garantieren:

• Implementierung von Workflows zur Prozessunterstützung
• Dateneingabe
• Mehrere Dimensionen (neue Artikel, Kunden, Verkaufskanäle, usw.), Algorithmen für die neuen Dimensionen, um sie für bestimmte Zeitabschnitte aufzurufen
• Iterative Prozesse, um beispielsweise beim Top-down- Ansatz wieder zu den Anfangszielen zurückzukehren, ohne dass neuere Eingaben verloren gehen.

Daneben müssen weitere Funktionen verfügbar sein:

• Versionsmanagement
• Funktionen für Autorisierungen und Vertraulichkeit
• Verteilung und Veröffentlichung auf allen Organisationsebenen.

EOS Solutions hat ein Tool entwickelt, das Verkaufsbudgets genau so erstellen kann, wie es hier beschrieben ist. Die neue Anwendung nutzt neben Power BI auch Power Apps und Flow und kann so den gesamten Entwicklungsprozess des Verkaufsbudgets gemäß den Besonderheiten jedes einzelnen Unternehmens implementieren. Dazu gehören die Logik, nach der es erstellt wird, die Dateneingabe, die Angabe der Mengen, Preise und Ergebnisse im Monatsrhythmus.

Die Anwendung basiert auf Microsoft-Technologien und unterstützt den gesamten Budgetierungs-Prozess. Damit kann das Unternehmen:

• Umsatzkosten gemäß Budget eingrenzen
• Fixkosten eingeben und bestimmen, Budget-Werte nach Dimensionsanalyse zuweisen
• den zukünftigen Vermögensstatus ermitteln
• Cashflow bestimmen
• Dashboards mit Indikatoren anlegen
• im laufenden Jahr Prognosen für das kommende Jahr erstellen.