La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all'interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

Come funziona il servizio

IX.CE è il servizio che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma:

• Le fatture elettroniche presenti nella soluzione IX-FE vengono inviati al sistema di conservazione a norma
• Possibilità di integrare altri tipi di documento mediante integrazione con l’ERP o con la soluzione di Document e Process Management ARXIVAR
• Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto del Cliente
• In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti dall’interfaccia web
• In caso di visita fiscale Able Tech in qualità di Responsabile del Sistema della Conservazione creerà per le autorità fiscali un Pacchetto di Distribuzione contenente una parte o tutti i documenti sottoposti a conservazione

• Nessuna distrazione di risorse: La conservazione elettronica richiede tecnologie e know-how in continua evoluzione. Questo, nel caso di conservazione in house, si traduce in continui investimenti per adeguare prassi, strumenti e lavoro.
• Nessuna responsabilità: Eliminazione di ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione. Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 ed accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione.
• Snellimento operativo: Tempi brevi di avviamento del processo di conservazione e snellimento della gestione degli archivi senza rinunciare alla semplicità di consultazione e recupero delle informazioni

Le fatture si possono inviare:

• una per volta dalla Lista Fatture registrate, selezionando la fattura da inviare e premendo Ribbon->Invia->Doc. elettronico.
• Direttamente da Lista Fatture vendita registrate si selezionano le fatture da inviare e dal Ribbon->Invia->Doc. elettronico. In tal modo le fatture selezionate verranno inviate tutte assieme sulla base dei setup impostati.
• Tramite report massivo è possibile lanciare periodicamente, in modo massivo, le fatture non ancora inviate.

Si, a setup, nella tabella Metodi di pagamento, va compilato il campo Codice metodo pag. doc. elettronico con i codici forniti dall'Agenzia delle Entrate.
N. B. In fase di ricezione fattura elettronica (Ciclo passivo): se il metodo di pagamento utilizzato dall'azienda è uno solo, questo verrà riconciliato in automatico dal sistema; se invece l'azienda ha più codici pagamento Nav, corrispondenti ai codici dell 'Ag. delle Entrate, l'utente dovrà collegare tali pagamenti manualmente.

Se la fattura è già stata ricevuta dal destinatario, bisogna emettere una Nota Credito.
Se il destinatario non ha ricevuto la fattura perchè essa è stata bloccata dallo SdI (se ad esempio non ha superato i controlli), è possibile inviarla nuovamente. Nav infatti consente di rigenerare il file (con un ID diverso) e di ritrasmetterlo (un ID può transitare solo una volta dallo SdI) .
N. B. Due file con ID diverso possono contenere lo stesso riferimento a Nr. Fattura.

Si, vanno trasmesse in quanto fatture a tutti gli effetti.

In NAV, si può emettere una autofattura scegliendo come Nome cliente il "Cliente autofattura", ovvero la stessa azienda che emette la fattura. Il file generato deve avere Codice Tipo documento=TD20. Tramite questo codice verrà riconosciuto dallo SdI come Autofattura.

Dall'interno di NAV si può vedere lo stato dell'invio dei documenti al SdI. Le opzioni sono:

• mancata consegna
• ricevuta di consegna
• scarto

Nel caso di mancata consegna si può, per esempio, anticipare al cliente la fattura via mail, avvisandolo che tale fattura è disponibile nel suo cassetto fiscale sul sito dell'AdE.

Nel caso di scarto, la fattura fiscalmente risulta non-emessa. Può quindi essere ri-inviata Se c'è solo un errore formale che può essere corretto e non riguarda dati fiscali come importi e IVA oppure può essere stornata ed emessa nuovamente. Nel primo caso, i dati vanno corretti dall'interno di NAV (il Numero fattura non cambia) e viene creato un nuovo file .xml (con un nuovo ID file), che verrà trasmesso nuovamente allo SdI. E’ ad esempio possibile correggere il codice destinatario o un setup nei termini di pagamento e cliccare “Salva/ Invia doc. Elettronico”

La Fattura Accompagnatoria è una fattura con doppia valenza: civilistica e fiscale. Tale fattura andrà trasmessa allo SdI e inviata poi al destinatario tramite codice destinatario o pec. Il documento analogico riportante la fima del cliente o del trasportatore va conservato, ma tale documento non ha valore fiscale (è equiparabile al Documento di Trasporto).

Sono possibili due opzioni

1. trasformare le casistiche di fattura accompagnatoria in DDT (la cui stampa fisica seguirà la merce) + Fattura differita (che verrà inviata allo SdI in formato elettronico XML)
2. mantenere in NAV la fattura accompagnatoria, la cui stampa fisica continuerà a seguire la merce e, nell'arco della giornata, inviare allo SdI la fattura in formato elettronico XML

Si, la fattura ricevuta in pdf può essere allegata al record di Dynamics NAV. Si ricorda, però, che tale pdf non ha alcun valore legale.

Molti fornitori esteri si stanno accreditando al Sistema di Interscambio per poter inviare le fatture elettroniche come da normativa. Se si riceve una fattura dall'estero tramite tracciato .xml, lo si importa in Dynamics NAV e lo si riconcilia normalmente.
Se la fattura è cartacea / pdf e-mail verrà registrata in maniera tradizionale (manualmente).

Si, secondo due modalità. Dalla page 1 Documenti elettronici files:

• Da Ribbon->Apri file XML:viene aperto il tracciato .xml vero e proprio.
• Da Ribbon->Apri file XML con template XSL: viene aperto il tracciato .xml utilizzando un foglio di stile fornito dall'Agenzia delle Entrate.

Si può visualizzare il documento elettronico anche tramite l'applicazione My Invoice di Able Tech.

È possibile effettuare il setup per singolo fornitore o per gruppi di fornitori. Si può anche creare un setup di default che vale per tutti i fornitori non associati ad altri setup.
In ciascuno dei setup verranno definite le regole di controllo e i pesi di riconciliazione. Non si può decidere quali campi mappare perché TUTTI i campi in fattura vengono mappati sui campi Microsoft Dynamics NAV.

Solo le PA possono rifiutare le fatture.
Un soggetto privato non può rifiutare le fatture. Si dovrà contattare il fornitore e ci si accorderà per l'emissione di una eventuale Nota Credito.

Se i dati non sono corretti il sistema IX-FE scarta preventivamente la fattura e invia una notifica a chi l'ha emessa. Ciò avviene in pochi secondi. Altrimenti sarà il Sistema di Interscambio a notificare che il documento non è corretto.
Il rifiuto da parte del destinatario è una opzione esclusiva del sistema pubblico. Un privato non può rifiutare una fattura elettronica.

La consegna della fattura da IX-FE allo SdI avviene in tempo reale poichè IX-FE opera tramite protocollo SdI-COOP, che consente a IX-FE di "scrivere" direttamente sullo SdI.

E' possibile interfacciare con IX un sistema di conservazione elettronica già in uso all'interno di un'azienda. Esiste una apposita configurazione da effettuare sia lato IX, sia lato NAV, che consentirà di accedere a IX per scaricare e conservare a norma le fatture già approvate dallo SdI.

In NAV, dalla Lista mov. archiviazione documenti, è possibile estrarre massivamente a posteriori tutti i documenti attivi e passivi già processati. Le fatture del ciclo attivo vengono rigenerate, quelle del ciclo passivo vengono create dai file p7m importati all'inizio del processo del ciclo passivo. In tal modo i documenti possono essere salvati in cartelle clienti / fornitori per l'archiviazione a norma.

Se lo si desidera, IX-CE mette a disposizione questo servizio.

È previsto un rilascio a pacchetti, ognuno per una specifica funzionalità.
La soluzione è installabile su tutte le versioni di Microsoft Dynamics NAV (con alcune limitazioni per le versioni 2009, che non sono allineate agli attuali sistemi operativi / protocollli web service):

NAV 2009 - Classic Client
NAV 2009 R2 - RTC Client
NAV 2013
NAV 2013 R2
NAV 2015, 2016, 2017, 2018

È molto importante agire per tempo e...

• Scegliere con attenzione il proprio intermediario (es. Able Tech)
• Inserire le informazioni necessarie sul sito dell'Agenzia delle Entrate (e collegare l'intermediario alla propria P. IVA)
• Aggiornare il sistema operativo e le anagrafiche
• Testare la soluzione (verificando ad es. gli XML prodotti)
• Definire i ruoli in azienda

Si, dopo sottoscrizione del contratto, Able Tech fornirà il codice destinatario.